Ik werk nu ongeveer drie jaar op afstand en ik heb geleerd hoe ik productief kan zijn als ik thuis ben, en ook hoe ik teams op afstand kan beheren als oprichter van een bedrijf. Maar ik zal eerlijk zijn: het kostte me veel tijd om erachter te komen hoe ik werken op afstand effectief kon maken. Ik was er zo aan gewend om bij elke stap onderbroken te worden door realtime communicatie en e-mail, dat ik er gewoon vanuit ging dat dit voor iedereen zo was.
Toen ik alleen aan het werk was en begon te diagnosticeren dat ik de hele tijd onderbroken werd, merkte ik dat het grootste deel van mijn onproductieve tijd werd besteed aan het geven en verzamelen van statusupdates van iedereen met wie ik werkte. Hoe minder mensen op de hoogte waren - vooral mensen in leidinggevende posities - over wat ik aan het doen was, hoe meer e-mails, sms-berichten en chatberichten ze me stuurden. Sommige leiders vinden het prima als ze niet op de hoogte zijn, maar sommigen worden boos als ze niet om de twee uur iets van je horen. Het was voor iedereen tijdverspilling.
Dus maakte ik één verandering die een grote impact had. Ik begon elke maandagochtend een e-mail te sturen met als onderwerp 'Mijn plan voor de week'. In deze e-mail zou ik de ontvangers precies vertellen wat mijn plannen voor de week waren en vragen of ze nog vragen hadden of aanpassingen zouden willen maken aan mijn prioriteiten.
Het ziet er zo uit:
Hallo allemaal -- Mijn prioriteit deze week zal zijn om me te concentreren op het publiceren van blogposts en het afronden van ons marketing- en partnerschapsplan.
Hier zijn een aantal activiteiten waar ik aan ga werken:
Plaats het artikel 'richtlijnen thuiswerken' op intranet.
Maak een concept van het marketingplan dat we vorige week hebben besproken, met de bedoeling om tegen het einde van deze week goedkeuring te krijgen.
Ik heb deze week verschillende ontmoetingen met onze partners. Ik zal een samenvatting van die besprekingen sturen.
Dank u! Als je vragen hebt of aanpassingen aan mijn prioriteit wilt zien, laat het me dan weten.
Dank u!
-- Robbie
Afhankelijk van de activiteiten die week, zou ik ook een gedeelte 'wat ik afgelopen week heb afgemaakt' opnemen. Dat gedeelte ziet er als volgt uit:
Vorige week heb ik de blogpost op afstand kunnen publiceren, met drie van onze partners kunnen spreken en heb ik een goed concept van ons marketingplan dat we vorige week hebben besproken, afgemaakt. Ik hoopte dat het marketingplan rond zou zijn, maar ik wacht nog steeds tot Suzy terugkomt van vakantie en ik zal het met haar doornemen als ze deze week terugkomt.
Dit is een handige e-mail om naar klanten te sturen, maar het is ook intern nuttig. Als u de oprichter of CEO van het bedrijf bent, ziet uw e-mail aan het personeel er als volgt uit:
Hallo allemaal -- Dit zijn onze prioriteiten en richting voor deze week.
We moeten de verkoop van onze overtollige voorraad verhogen. Kan het marketingteam een plan maken om alle ongebruikte voorraad die we in ons magazijn hebben te verkopen? Als we het niet binnen 30 dagen verkopen, moeten we de inventaris afvoeren.
Onze e-mailcampagnes doen het goed. Laten we er meer van doen. Laten we van 1 e-mail per week naar 2 e-mails per week gaan.
Annuleer alle onnodige vergaderingen die geen verband houden met verkoopdoelen voor de komende 30 dagen. We zitten in de crunch-modus en ik zou graag willen dat we ons concentreren op tweaks die we kunnen maken. Ik weet dat sommigen van jullie ook belangrijke vergaderingen met mij hebben, maar als het niet verkoopgerelateerd is, verplaats dan de uitnodiging voor nu.
-- Robbie
Je kunt je team ook vragen om je soortgelijke wekelijkse updates te sturen over wat ze hebben bereikt en hun plannen voor de komende week.
Als mijn team en ik dit soort e-mails sturen, vinden klanten en teamgenoten het meestal geweldig. Het vermindert hun angst en geeft hen meer inzicht in waar elke persoon zich op richt. Bovendien nemen onderbrekingen aanzienlijk af omdat de ontvanger gerustgesteld is dat u alles onder controle hebt en niet altijd een herinnering nodig heeft om te werken.
Deze ene e-mail kan uw bedrijf veel tijd besparen.
