Dit verhaal verscheen voor het eerst op De Muze , een webbestemming met interessante vacatures en deskundig loopbaanadvies.
Gewoon omdat de functie voor het ongedaan maken van het verzenden van Google onlangs uitgerold betekent niet dat u duidelijk bent als het gaat om e-mailfouten. Immers, als je zo snel werkt als je doet, is het alleen maar logisch dat je af en toe een fout maakt. Ook als je een perfectionist bent.
In feite zijn er een paar dingen die alle professionals op een bepaald moment doen - in hun carrière (zo niet één keer per jaar). Dus, in plaats van in paniek te raken, volg gewoon ons voorbeeld.
1. Klikken op Verzenden voordat u wordt verondersteld te doen
Het is moeilijk om kalm te blijven nadat je iemand per ongeluk een halve e-mail hebt gestuurd, vooral als je van plan was om te herzien, omdat het vol staat met typefouten, buitensporige uitroeptekens en sommige bewoordingen die gemakkelijk verkeerd kunnen worden geïnterpreteerd.
Maar besteed de volgende 10 minuten niet aan onderzoek e-mailtracking-apps om te zien of uw ontvanger het bericht heeft geopend. Maak in plaats daarvan de originele e-mail snel af (u hebt niet langer de luxe om enkele minuten te besteden aan het bewerken ervan) en schrijf het volgende bovenaan:
Ik heb de fout gemaakt om op verzenden te klikken voordat ik de e-mail afrondde, dus negeer de vorige. Sorry voor de verwarring!
2. Per ongeluk iedereen beantwoorden
Deze fout komt in twee scenario's voor: Ten eerste stuur je iets dat niet vertrouwelijk is, maar niet echt bedoeld is voor iedereen om te lezen, zoals een e-mail naar je baas over vakantietijd. Of twee, je stuurt het hele bedrijf een snauwende opmerking over een collega die alleen bedoeld was voor een goede vriend om te zien.
Probeer voor het eerste scenario:
Hallo [groep waar je allemaal op hebt gereageerd],
Oeps, dat was bedoeld voor [oorspronkelijke ontvanger]. Mijn excuses voor het verstoppen van uw inbox!
En voor het tweede scenario, ga met:
Sorry voor het verstoppen van je inbox! Ik ben er zeker van dat e-mail gemakkelijk verkeerd wordt geïnterpreteerd uit de context - negeer het alstublieft.
Dat verzenden is een begin, maar je bent nog niet van de haak. Dit is geen toevallige misstap die zo gemakkelijk kan worden verholpen. Benader degene die je persoonlijk (of via de telefoon) hebt beledigd en bied je excuses aan - hoe ongemakkelijk het ook is. Lees dan dit voor een stapsgewijze aanpak om te herstellen van dit soort ernstigere werkfouten.
3. Een grove typfout maken
Voor de meeste typefouten is geen vervolgnotitie nodig, maar we zijn allemaal op die vreselijke fouten gestuit die uitleg vereisen. Misschien verandert de typfout de betekenis van wat je eigenlijk probeert te zeggen. Of misschien zijn er zo veel dat je er gewoon een beetje analfabeet uitziet.
In plaats van te hopen dat uw ontvanger de typefout(en) als een fout zal negeren, kunt u hem of haar het volgende vertellen:
Wow, ik wilde [correct gespelde woord(en)] typen, niet wat ik eerder stuurde! Dit is om vaker de spellingcontrole uit te voeren.
4. De verkeerde persoon e-mailen
Deze fout komt opnieuw in twee verschillende scenario's. Ofwel stuur je een bedrijfsgerelateerd bericht naar collega twee in plaats van collega één, ofwel stuur je per ongeluk gevoelige informatie naar iemand buiten het bedrijf.
Schrijf voor het eerste scenario:
Sorry, deze e-mail is voor iemand anders geschreven! Ik weet dat je heel veel berichten ontvangt, dus voel je vrij om deze te verwijderen.
Het laatste scenario is natuurlijk veel ernstiger. Voordat u contact opneemt met de verkeerde ontvanger, moet u de gevolgen aanvaarden door uw manager te laten weten wat er is gebeurd - en erachter te komen hoe gevoelig de informatie die u heeft gelekt was. Bied vervolgens, op basis van de instructies van je hogerop, je excuses aan de externe partij en vraag hem of haar beleefd om je bericht te verwijderen.
Wat zijn andere alledaagse e-mailfouten en hoe herstel je ze? Vertel me over hen op Twitter ?
