Bedrijfsinformatie komt in algemene enquêtes, gegevens, artikelen, boeken, referenties, zoekmachines en interne documenten die een bedrijf kan gebruiken om zijn planning, activiteiten en de evaluatie van zijn activiteiten te sturen. Dergelijke informatie is ook afkomstig van vrienden, klanten, medewerkers en leveranciers. Gepubliceerde bronnen kunnen dagbladen zijn; financiële, handels- en verenigingsbladen; databases, overheidsstatistieken, mappen, technische handleidingen en nog veel meer. Aangezien 'informatie' meer door context dan door inhoud wordt gedefinieerd, is bedrijfsinformatie in feite alle informatie die een bedrijf helpt om zijn omgeving te leren kennen.
Schrijven in zijn boek Bedrijfsinformatie: hoe het te vinden, hoe het te gebruiken , merkte Michael R. Lavin op dat bedrijfsinformatie van enorme waarde is bij het oplossen van problemen en strategische planning: 'Informatie kan worden gebruikt om de markt te evalueren door veranderende smaken en behoeften te onderzoeken, de intenties en houdingen van kopers te volgen en de kenmerken van de markt te beoordelen . Informatie is van cruciaal belang om de concurrentie in de gaten te houden door te kijken naar nieuwe productontwikkelingen, verschuivingen in marktaandeel, individuele bedrijfsprestaties en algemene trends in de sector. Intelligence helpt managers te anticiperen op juridische en politieke veranderingen en om de economische omstandigheden in de Verenigde Staten en daarbuiten te bewaken. Kortom, intelligentie kan antwoord geven op twee belangrijke zakelijke vragen: Hoe gaat het met mij? en waar ga ik heen?'
Bedrijfsanalisten noemen twee primaire bronnen van bedrijfsinformatie: externe informatie, waarin documentatie van een derde partij aan het publiek beschikbaar wordt gesteld; en interne informatie, die bestaat uit gegevens die zijn gemaakt voor uitsluitend gebruik door het bedrijf dat deze produceert, zoals personeelsdossiers, handelsgeheimen en notulen van bestuursvergaderingen.
EXTERNE BEDRIJFSINFORMATIE
Externe informatie komt in verschillende vormen - van gedrukt materiaal tot uitgezonden rapporten tot online verspreiding.
Informatie afdrukken
De categorie drukwerk omvat niet alleen een breed scala aan boeken en tijdschriften, maar omvat ook microfilm en microfiche, nieuwsbrieven en andere subcategorieën. Staats- en federale overheidsrapporten passen ook in deze categorie; inderdaad, Lavin beschreef de U.S. Government Printing Office als 'de grootste uitgever in de vrije wereld; haar producten kunnen per post, telefoon of via GPO-boekhandels in grote steden worden gekocht.'
Misschien wel de meest toegankelijke documenten in de gedrukte categorie zijn boeken en tijdschriften. Ongetwijfeld hebben bedrijfseigenaren een breed scala aan boektitels om uit te kiezen, waarvan er vele elk jaar hun weg vinden naar de schappen van openbare, zakelijke en universiteitsbibliotheken. Naast boeken met algemene referentie-informatie over personeelsbeheer, financiering van start-ups, productontwikkeling, het opzetten van een bedrijf aan huis en een overvloed aan andere onderwerpen die van belang zijn voor eigenaren van kleine bedrijven, heeft de uitgeverijsector een golf van boeken die meer filosofische kwesties behandelen, zoals de balans tussen werk en gezinsleven, gezonde persoonlijke interacties met collega's en werknemers, de aard van ondernemersactiviteit en vele andere.
Veel andere eigenaren van kleine bedrijven halen ondertussen een aanzienlijk deel van hun bedrijfsinformatie uit gedrukte bronnen. Net als bij boeken kunnen ondernemers en gevestigde bedrijfseigenaren (evenals bedrijfsleiders, human resource managers en bijna elke andere categorie personen die bij het bedrijfsleven betrokken zijn) terecht bij een verscheidenheid aan periodieke bronnen, elk met zijn eigen doelgebied. Sommige tijdschriften en kranten, zoals: Werkweek en Wall Street Journal , bieden dekking van algemeen belang, terwijl andere ( Forbes, Fortuin ) meer nadruk leggen op onderwerpen die van belang zijn voor investeerders en leidinggevenden in grote bedrijven. Weer anderen--met name Inc. Magazine en Inc.com, startende kleine bedrijven , en Nation's Business (gepubliceerd door de Amerikaanse Kamer van Koophandel) - publiceer informatie die specifiek is gericht op eigenaren van kleine bedrijven. Deze tijdschriften kunnen ondernemers nuttige informatie geven over elk aspect van de bedrijfsvoering, van het maken van een goed businessplan tot het bepalen welk computersysteem het meest geschikt is voor uw onderneming.
Dan zijn er de vakbladen, een enorme subsectie van print gericht op een zeer select publiek. Deze vakbladen, die doorgaans een beperkte dekking van specifieke sectoren bieden (tijdschriften die zijn gericht op eigenaren van bakkerijen, pretparken, onroerendgoedbedrijven, supermarkten en een verscheidenheid aan andere bedrijven zijn allemaal te vinden), bevatten vaak waardevolle branchespecifieke informatie. Een andere subcategorie van de gespecialiseerde printcategorie is het materiaal dat is gepubliceerd door zakelijke onderzoeksdiensten en verenigingen zoals Commerce Clearing House, het Bureau of National Affairs en Dun & Bradstreet.
Ten slotte publiceren zowel overheidsinstanties als onderwijsinstellingen een breed scala aan pamfletten, brochures en nieuwsbrieven over een reeks onderwerpen die van belang zijn voor eigenaren van kleine bedrijven en potentiële ondernemers. Hoewel brochures en rapporten van de overheid lange tijd een favoriete bron van bedrijfsinformatie zijn geweest - tot op zekere hoogte omdat veel van deze documenten gratis beschikbaar zijn - geven adviseurs aan dat waardevolle studies en rapporten opgesteld door onderwijsinstellingen vaak onderbenut worden door grote en kleine bedrijven gelijk.
Televisie en radiomedia
Deze bron van bedrijfsinformatie is misschien wel de minst nuttige van de verschillende externe bronnen die beschikbaar zijn voor eigenaren van kleine bedrijven. Er zijn natuurlijk programma's te vinden die zijn gewijd aan algemene investeringsstrategieën en het veranderende lot van grote bedrijven, maar de brede aard van de omroep maakt het moeilijk, zo niet onmogelijk, om programma's te lanceren die gericht zijn op een klein nichepubliek (zoals fabrikanten van tandheelkundige instrumenten of accountantskantoren bijvoorbeeld).
Online informatie
Nu we het eerste decennium van de 21e eeuw ingaan, begint de steeds grotere snelheid en reikwijdte van internet het web te veranderen in de krachtigste informatiebron voor kleine bedrijven. Met geschikte abonnementsdiensten zoals InfoTrac is zelfs toegang tot gedrukte bronnen gemakkelijker te bereiken dan daadwerkelijk zoeken in kranten of vakbladen. Zoekvaardigheden moeten natuurlijk worden ontwikkeld, maar de eigenaar van een klein bedrijf kan deze kunst 's avonds oefenen wanneer bibliotheken en boekhandels gesloten zijn.
Veel van deze databases bieden informatie die relevant is voor de activiteiten van bedrijfseigenaren. Zoals Ying Xu en Ken Ryan opmerkten in: Bedrijfsforum , het internet omvat gegevens over demografie en markten, economie en zaken, financiën en bankwezen, internationale handel, buitenlandse statistieken, economische trends, investeringsinformatie en overheidsvoorschriften en -wetten. Deze informatie wordt geleverd door internetnieuwsgroepen, onlineversies van kranten en tijdschriften en brancheorganisaties. Bovendien stellen 'veel hogescholen, universiteiten, bibliotheken, onderzoeksgroepen en overheidsinstanties informatie vrij beschikbaar voor iedereen met een internetverbinding', aldus Robert Fabian in CMA - Het tijdschrift voor managementboekhoudingen . 'Vaak is de motivatie om informatie beschikbaar te stellen aan mensen binnen de instelling. Maar het kan goedkoper zijn om algemene toegang te verlenen dan om toegang te krijgen tot het scherm.' Hij merkte ook op dat 'overheden in toenemende mate informatie op internet publiceren en erop aandringen dat organisaties die zij financieren ook op internet publiceren. Het is een praktische manier om richting open overheid te gaan, en maakt informatie, die wordt betaald door de belastingbetalers, veel toegankelijker voor die belastingbetalers (en alle anderen met internettoegang). Het scala aan beschikbare informatie is indrukwekkend.'
Cd-rom-informatie
Cd-rom (compact disc read-only memory) is een alternatief voor onlinediensten. Zoals de naam al aangeeft, is CD-ROM niet zozeer een interactief systeem; in gebruik benadert het de traditionele print. In feite zijn cd-rom-versies van afdruknietjes als de Oxford Engels woordenboek zijn nu algemeen verkrijgbaar. Zakelijke toepassingen voor cd-rom zijn onder meer bedrijfsgidsen zoals die van Dun & Bradstreet Schijf van miljoen dollar en demografische statistieken zoals Slater Hall Information Products' Bevolkingsstatistieken . Het belangrijkste nadeel van zakelijke cd-rom-producten is de afwezigheid van actuele informatie, hoewel veel uitgevers van cd-rom-producten jaarlijks, of zelfs vaker, updates aanbieden.
De cd-rom als informatievoorzieningssysteem wordt nu geconfronteerd met toenemende concurrentie van op abonnementen gebaseerde onlinediensten. De toenemende snelheid van internet bij toegang via kabel- of DSL-lijnen maakt grote downloads vanaf het web minder frustrerend; tegelijkertijd staan de gebruiker zeer snelle updates van de geraadpleegde databanken ter beschikking.
ANDERE BRONNEN VAN BEDRIJFSINFORMATIE
Externe bronnen van bedrijfsinformatie kunnen van onschatbare waarde zijn om de eigenaar of ondernemer van een klein bedrijf te helpen bij het bepalen van de juiste acties en plannen voor de toekomst. Maar onderzoekers merken op dat leden van het bedrijfsleven voor een groot deel van hun informatie vaak afhankelijk zijn van persoonlijk contact.
'Gemeenschappelijke ervaring en het resultaat van talrijke onderzoeksstudies tonen heel duidelijk aan dat managers, en eigenlijk alle zoekers naar informatie, vaak persoonlijke en informele contacten en bronnen verkiezen boven gepubliceerde documenten en formele bronnen in het algemeen', schreef David Kaye in Beslissing van de leiding . 'De redenen zijn goed begrepen. Een vriend of collega met kennis van zaken zal vaak niet alleen de gevraagde feiten geven, maar ook advies, aanmoediging en morele steun. Hij of zij kan de verstrekte informatie beoordelen, de beste keuze aangeven als er opties zijn, de informatie relateren aan de behoeften en situatie van de aanvrager en de actie of beslissing van de aanvrager ondersteunen. Veel van dergelijke persoonlijke contacten zullen uiteraard te vinden zijn binnen de eigen organisatie van de manager, die voor veel mensen de voornaamste bron van feiten, kennis en expertise is'¦. Elke organisatie is een complex informatieverwerkingssysteem waarin acties en beslissingen worden ondersteund door een reeks mondelinge en schriftelijke instructies, rapporten, voorschriften, informatie en advies. Veel managers kijken dan ook zelden over de grenzen van de organisatie heen in hun zoektocht naar informatie.'
Bedrijfsanalisten merken echter op dat bedrijven die uitsluitend vertrouwen op interne informatiebronnen het risico lopen 1) niet op de hoogte te blijven van belangrijke trends in de grotere sector - inclusief nieuwe producten/diensten en bewegingen van concurrenten - totdat het te laat is om te reageren effectief; en 2) het ontvangen van scheve informatie van werknemers wiens doelen en meningen mogelijk niet precies overeenkomen met de belangen van het bedrijf.
BIBLIOGRAFIE
Daniells, Lorna M. Bedrijfsinformatiebronnen . Berkeley: University of California Press, 1993.
Fabian, Robert. 'Bedrijfsinformatie en internet' CMA - Het tijdschrift voor managementboekhoudingen . november 1994.
Haynes, David. Metadata voor informatiebeheer en ophalen . Uitgeverij Facetten. 2004.
Kay, David. 'Informatiebronnen, formeel en informeel.' Beslissing van de leiding . September 1995.
Lavin, Michaël. Bedrijfsinformatie: hoe het te vinden, hoe het te gebruiken . 2e ed. Phoenix, AZ: Oryx Press, 1992.
McCollum, Tim. 'Al het nieuws dat geschikt is voor Net.' Nation's Business . juni 1998.
taurus man cheating on girlfriend with me
Ying Xu en Ken Ryan. 'Zakenreizigers op de Infobahn: toeslag vs. Gratis toegang tot zakelijke internetbronnen.' Bedrijfsforum . Zomer-herfst 1995.
