Bedrijven vertrouwen dagelijks op gegevens om allerlei soorten beslissingen te nemen, van strategische zakelijke beslissingen voor de lange termijn tot dagelijkse operaties. Maar hoe zit het met de look en feel van het kantoor en de algehele beleving die voor medewerkers wordt gecreëerd? Het creëren van een werkplekontwerpstrategie is een gebied waar gegevensgestuurde beslissingen kunnen helpen om een ervaring voor werknemers te creëren die productiviteit en tevredenheid stimuleert.
Volgens de Capital One Work Environment Survey 2019 is 90 procent van de werknemers het ermee eens dat ze hun werk beter kunnen doen op goed ontworpen werkplekken. Wat betekent goed ontworpen? Het omvat het leveren van ontwerpelementen die werknemers op de werkplek willen zien, zoals gedurfde kleuren en illustraties, maar het gaat veel verder dan alleen het creëren van visueel aantrekkelijk ontwerp. Het is van cruciaal belang om te begrijpen wat voor soort ontwerpstrategie en voordelen te implementeren zijn, om precies te ontdekken hoe een goed ontworpen werkplek eruitziet voor de werknemers van een bedrijf, vanuit een functioneel perspectief. Het verzamelen van inzichten om dit proces te informeren kan net zo eenvoudig zijn als het observeren van werknemers terwijl ze door de ruimte bewegen en verschillende projecten gedurende de dag aanpakken.
Observeren om inzicht te krijgen
Het gebruik van gedeelde ruimtes, zoals die voor samenwerking of solowerk, is een gebied waarop inzichten bijzonder effectief kunnen zijn. Als het gaat om het soort ruimtes dat mensen op hun werkplek willen zien, is 77 procent het ermee eens dat ze beter presteren als ze ruimte hebben voor samenwerking, terwijl 88 procent zegt dat dit waar is als ze ruimte hebben voor geconcentreerd, hoofd naar beneden werken. Bijna de helft (45 procent) wil naast hun traditionele bureau ruimte voor solowerk.
Om ervoor te zorgen dat een werkplek in deze voorkeuren voorziet, kunnen leiders onderzoeken hoe werknemers ruimtes op kantoor gebruiken voor samenwerking en solowerk. In sommige gevallen kunnen ze gedrag opmerken, zoals een vergaderruimte die vaak ongebruikt wordt, die erop wijzen dat de configuratie of het meubilair zelf de manier waarop werknemers momenteel hun werk doen niet ondersteunt. Er is een kloof tussen intentie en dagelijks gebruik.
Het gebruik van deze inzichten om meubels bij te werken om aan de behoeften van een personeelsbestand te voldoen, is een relatief eenvoudige verandering die een positieve impact kan hebben op de productiviteit van werknemers gedurende de dag. Bijna drie op de vier (73 procent) zegt zelfs dat het gebruik van flexibele werkplekopties tot hun beste ideeën leidt. Ervoor zorgen dat de juiste opties worden geboden, is van cruciaal belang en stelt werknemers in staat hun werk beter te doen.
Het implementeren van een werkplekontwerpstrategie, zelfs een die wordt aangedreven door gegevens, is een iteratief proces dat in de loop van de tijd verandert op basis van trends en de voorkeuren en werkstijlen van werknemers. Het observeren en verzamelen van informatie over de manier waarop werknemers de collaboratieve en solo-werkruimten op kantoor gebruiken, kan helpen ervoor te zorgen dat alle toekomstige ontwerpstrategieën voldoen aan de behoeften van de werknemers, hen beter in staat stellen hun werk te doen en uiteindelijk de beste producten en diensten te leveren voor klanten.
Interne en externe invoer
Luisteren naar feedback van medewerkers is een andere manier om gegevens te verzamelen die een belangrijk onderdeel zijn van het succesvol implementeren van een ontwerpstrategie. Leiderschap kan werknemers van alle niveaus aanmoedigen om hun mening te delen over wat werkt en wat ontbreekt op hun werkplek om gebieden te ontdekken voor kansen en veranderingen die uiteindelijk de productiviteit kunnen verbeteren.
Naast het luisteren naar werknemers, is het belangrijk voor bedrijven om externe trends in de gaten te houden om de inspanningen om toptalent aan te nemen en te behouden, te versterken. Volgens de Werkomgevingsenquête verwacht 61 procent flexibele uren van het volgende bedrijf waar ze werken. Als het gaat om de ontwerpelementen die ze het meest op hun werkplek willen zien, wil 58 procent natuurlijk licht en 50 procent wil ruimte voor rust en ontspanning. Externe gegevens kunnen een belangrijke factor zijn bij het valideren van de huidige strategie van een bedrijf en het balanceren van wat huidige en toekomstige werknemers op hun werkplek willen zien.
Het gebruik van gegevens om het werkplekontwerp van een bedrijf te informeren, net als elk ander onderdeel van het bedrijf, kan leiden tot een diepere en effectievere strategie die een positieve invloed heeft op werknemers en uiteindelijk op klanten.
