Een organisatiestructuur definieert de reikwijdte van acceptabel gedrag binnen een organisatie, haar gezagslijnen en verantwoordelijkheid, en tot op zekere hoogte de relatie van de organisatie met haar externe omgeving. Meer specifiek toont het het patroon of de rangschikking van functies en groepen van functies binnen een organisatie en toch is het meer dan een organigram. De organisatiestructuur heeft zowel betrekking op rapportage als op operationele relaties, mits deze een zekere mate van permanentie hebben. De afzonderlijke elementen van een organisatiestructuur omvatten typisch een verscheidenheid aan componenten die men nuttig kan zien als bouwstenen: 1) afdelingen of divisies; 2) managementhiërarchie; 3) regels, procedures en doelen; en 4) meer tijdelijke bouwstenen zoals taskforces of commissies.
Idealiter zouden organisatiestructuren moeten worden gevormd en geïmplementeerd met het primaire doel om het bereiken van organisatiedoelen op een efficiënte manier te vergemakkelijken. Het hebben van een geschikte organisatiestructuur - een die de verschillende menselijke en zakelijke realiteiten van het bedrijf in kwestie erkent en aanpakt - is inderdaad een voorwaarde voor succes op lange termijn. Toch dragen organisatiestructuren maar al te vaak niet positief bij aan de prestaties van een onderneming. Dit komt meestal omdat de structuur enigszins organisch mocht groeien en niet opnieuw werd ontworpen toen het bedrijf groeide om het gedrag van individuen en groepen efficiënter te sturen, zodat ze maximaal productief, efficiënt, flexibel en gemotiveerd zouden zijn. Eigenaren van kleine bedrijven die een voordelige organisatiestructuur willen opzetten, moeten erkennen dat het proces complex kan zijn, aangezien deze taak vaak wordt overgelaten totdat er al een startende organisatie is opgericht. Tegen die tijd bestaat er een feitelijke structuur en het veranderen ervan zal zorgvuldig moeten gebeuren om de belangrijkste spelers niet te vervreemden of te frustreren.
Zelfs grote bedrijven die proberen te herstructureren of te reorganiseren en een nieuwe of gewijzigde organisatiestructuur te implementeren, kunnen ontdekken dat het simpelweg aankondigen van een nieuwe structuur niet onmiddellijk leidt tot daadwerkelijke verandering. Hiërarchie is een belangrijk element van elke organisatiestructuur. Hoe meer managementniveaus aanwezig zijn in een organisatie, hoe hiërarchischer deze is. Tijdens de late jaren 1990 en vroege jaren 2000 werd het in de mode om de hiërarchie in grote bedrijven te verminderen en de trend werd genoemd afvlakking van de bedrijfsstructuur. Maar, zoals Eileen Shapiro, een managementconsultant en auteur, Patrick J. Kiger vertelde in zijn artikel 'Hidden Hiërarchieën', zijn de dingen niet altijd wat ze lijken. 'Ik ben bij veel bedrijven geweest die platte organisatiestructuren en zelfsturing aanhangen. Maar als je echt gaat kijken hoe dingen werken, zie je dat er in feite een hiërarchie is, een die niet expliciet is.' Ze legt uit dat de meeste bedrijven, ongeacht hun stijl, daadwerkelijk een hiërarchie hebben, expliciet of niet, en dat het proberen om de echte, functionele hiërarchie in de organisatiestructuur te weerspiegelen, het fenomeen verborgen hiërarchie zal helpen voorkomen. Het voorkomt ook de misverstanden die kunnen ontstaan wanneer de expliciete organisatiestructuur niet overeenkomt met de feitelijke, functionele structuur.
SLEUTELS VOOR EEN EFFECTIEVE ORGANISATIESTRUCTUUR
Allerlei verschillende organisatiestructuren zijn bewezen effectief in het bijdragen aan zakelijk succes. Sommige bedrijven kiezen voor sterk gecentraliseerde, strak onderhouden structuren, terwijl andere - misschien zelfs in dezelfde industriële sector - gedecentraliseerde, losse regelingen ontwikkelen. Beide organisatietypen kunnen overleven en zelfs gedijen. Er is niet één beste manier om een organisatie of type structuur te ontwerpen. Elk hangt af van het betrokken bedrijf, zijn behoeften en doelen, en zelfs de persoonlijkheden van de betrokken personen in het geval van kleine bedrijven. Het type bedrijf waarbij een organisatie betrokken is, is ook een factor bij het ontwerpen van een effectieve organisatiestructuur. Organisaties opereren in verschillende omgevingen met verschillende producten, strategieën, beperkingen en mogelijkheden, die elk van invloed kunnen zijn op het ontwerp van een ideale organisatiestructuur.
Maar ondanks de grote verscheidenheid aan organisatiestructuren die in de zakenwereld te vinden zijn, hebben de succesvolle de neiging om bepaalde kenmerken te delen. Bedrijfsexperts noemen inderdaad een aantal kenmerken die effectieve organisatiestructuren scheiden van ineffectieve ontwerpen. Erkenning van deze factoren is vooral belangrijk voor ondernemers en gevestigde eigenaren van kleine bedrijven, aangezien deze personen zo'n cruciale rol spelen bij het bepalen van de uiteindelijke inrichting van hun onderneming.
Terwijl eigenaren van kleine bedrijven hun verschillende opties op dit gebied afwegen, moeten ze ervoor zorgen dat de volgende factoren in overweging worden genomen:
- Relatieve sterke en zwakke punten van verschillende organisatievormen.
- Juridische voor- en nadelen van organisatiestructuuropties.
- Voor- en nadelen van departementalisatiemogelijkheden.
- Waarschijnlijke groeipatronen van het bedrijf.
- Rapportagerelaties die momenteel bestaan.
- Rapportage- en gezagsverhoudingen waarvan u hoopt dat ze in de toekomst zullen worden geïmplementeerd.
- Optimale verhouding van leidinggevenden/managers tot ondergeschikten.
- Geschikt niveau van autonomie/empowerment dat moet worden toegekend aan werknemers op verschillende niveaus van de organisatie (terwijl de individuele capaciteiten voor zelfstandig werk nog steeds worden erkend).
- Structuren die de meeste werknemerstevredenheid opleveren.
- Structuren die een optimale operationele efficiëntie opleveren.
Zodra al deze factoren objectief zijn onderzocht en samengevoegd tot een effectieve organisatiestructuur, zal de eigenaar van een klein bedrijf in staat zijn om zijn/haar zakelijke doelen na te streven met een veel grotere kans op succes.
BIBLIOGRAFIE
Dag, George. 'Organisatiestructuur afstemmen op de markt.' Beoordeling bedrijfsstrategie . Herfst 1999.
Kiger, Patrick J. 'Verborgen hiërarchieën.' Personeelsbeheer . 27 februari 2006.
Nickelson, Jack A. en Todd R. Zenger. 'Efficiënt wispelturig zijn: een dynamische theorie van organisatiekeuze.' Organisatiewetenschap . september-oktober 2002.
'Denken voor de kost.' De econoom . 21 januari 2006.
Wagner-Tsukamoto, Sigmund. Menselijke natuur- en organisatietheorie . Edward Elgar Publishing, 2003.
