We hebben het allemaal wel eens meegemaakt: kostbare tijd verspillen in een vergadering die nergens heen gaat.
Er zijn veel redenen waarom dit gebeurt, maar vaak komt het neer op een gebrek aan voorbereiding. Denk er eens over na: u kunt van tevoren een agenda verzenden, u kunt alle middelen die uw team nodig heeft voor een productieve vergadering leveren, maar dit heeft geen zin tenzij mensen de tijd nemen om de dingen van tevoren te bekijken en erover na te denken.
Het idee dat uw mensen zich goed voorbereiden op elke vergadering is geweldig, maar laten we eerlijk zijn: het gaat gewoon niet gebeuren.
En dat is wat de volgende tactiek zo'n game-changer maakt.
Een tactiek van Bezos: begin met stilte
Ik hoorde voor het eerst over deze methode van Amazon-oprichter en CEO Jeff Bezos, in a uitgebreid interview hij leverde enkele jaren geleden.
Ik noem het graag: stille start.
Hoe werkt het?
In de openingsnotulen van sommige vergaderingen, voordat een discussie begint, lezen Bezos en zijn team van senior executives gedrukte memo's in totale stilte. (Het is bekend dat de memo's tot zes pagina's beslaan, en de stille start kan wel 30 minuten duren.) Gedurende deze tijd lezen moderator en aanwezigen. Ze krabbelen aantekeningen in de kantlijn.
Maar het belangrijkste is dat ze denken.
'Voor nieuwe medewerkers is het een vreemde eerste ervaring', zegt Bezos. 'Ze zijn gewoon niet gewend om stil in een kamer te zitten en een studiezaal te doen met een stel leidinggevenden.'
Bezos zegt dat deze gemeenschapsoefening een prachtig doel heeft: het zorgt voor onverdeelde aandacht van alle aanwezigen. Bovendien helpt het om degenen die dergelijke discussies leiden beter voor te bereiden - vanwege de vaardigheid en gerichte gedachte die nodig zijn om deze memo's in de eerste plaats samen te stellen.
'Volledige zinnen zijn moeilijker te schrijven', legt de beroemde oprichter uit. 'Ze hebben werkwoorden. De paragrafen hebben onderwerpzinnen. Er is geen manier om een zes pagina's tellend, verhalend gestructureerd memo te schrijven zonder helder te denken.'
Als u vreest dat het starten van een vergadering met een lange periode van stilte contraproductief zal zijn, kan ik u verzekeren dat dit niet het geval is. Ik heb deze methode in mijn eigen vergaderingen gebruikt, en het is eigenlijk bespaart tijd op den duur. De basis voor de vergaderingen wordt in realtime gelegd, iedereen begint, nou ja, op dezelfde pagina. Als de eerste memo goed is gedaan, geeft het echte richting en helpt het misverstanden te verminderen.
Maar het beste van alles is dat stille start uw mensen geeft wat ze het meest nodig hebben om hun beste werk te doen:
Tijd.
Gefocust denken en uitgebreide reflectie kunnen leiden tot diepe ontdekkingen. Het probleem is dat met volle inboxen en overvolle agenda's, velen gewoon niet de tijd nemen voor deze waardevolle oefening.
Maar deze kleine investering van een paar minuten kan enorme winsten opleveren - in de vorm van zinvollere discussies en geïnspireerde samenwerking. Het kan vergaderingen transformeren van een pijnlijk en noodzakelijk kwaad naar een meer open, plezierige, productieve uitwisseling - de plek waar geweldige ideeën worden geboren of verfijnd.
Zou je dat willen aanbieden aan jouw team of organisatie?
capricorn woman scorpio man soulmates
Dan zou je kunnen overwegen om een aantal van je komende vergaderingen een stille start te geven.
