'Ik kan het document dat je me hebt gestuurd niet openen!'
Dit is een veelgehoorde klacht van gebruikers van Microsoft Office 2003 en eerdere tekstverwerkingssoftware sinds de lancering van Microsoft Office 2007 , en introduceerde het .docx-formaat. 'Aan het begin van elk semester nemen we nieuwe stagiaires aan die universiteitsstudenten zijn', zegt Matt Brownell, redacteur bij de Stakingen initiatief , een marketing- en pr-bedrijf dat zich voornamelijk bezighoudt met sprekers, auteurs en consultants en Microsoft Office 2003 gebruikt. 'Ze hebben meestal nieuwe laptops en ze hebben de nieuwste versie van Office, en ze sturen ons cv's die we niet kunnen openen .'
Hoewel Microsoft een gratis conversieprogramma aanbiedt dat gebruikers van haar website kunnen downloaden, zoals veel Office 2003-gebruikers, waren Brownell en zijn collega's niet enthousiast om deze oplossing te gebruiken. In plaats daarvan kregen potentiële stagiaires te horen dat ze hun cv opnieuw moesten indienen als .doc-bestanden. Maar Ictus had minder keuzes wanneer klanten .docx-bestanden stuurden. En, ontdekte Brownell, het probleem was niet beperkt tot Microsoft Word. Er waren ook nieuwe .pptx-bestanden voor PowerPoint en .xlsx-bestanden voor Excel. 'Laatst heb ik een project aan een stagiaire toegewezen om haar een spreadsheet te laten maken', zegt Brownell. 'Het kwam als een .xlsx-bestand. Op dat moment heb ik uiteindelijk toegegeven en de converter gedownload, maar daar was ik niet blij mee.'
'Ik heb geüpgraded naar' Microsoft Office 2008 voor Mac in 2008', zegt Kimberly Hathaway, managing partner bij Hathaway PR . 'Maar wat was dat voor 'X' spul? Het was bijna alsof we niet de moeite hadden genomen om te upgraden.' De meeste hightechklanten hebben Office 2007, merkt ze op, maar ze vormen slechts ongeveer 10 procent van haar omzet. 'Voor de rest weet je echt niet wie het nieuwe Office heeft en wie niet', zegt ze. 'We werken veel met kleinere regionale publicaties, en die hebben niet de nieuwste versie van Office.' Een cliënt, een advocaat, gebruikt een oudere versie van WordPerfect, waardoor er nog een reeks problemen ontstaat.
'Ik wil niet dat mijn bureau er ouderwets uitziet', zegt Hathaway. Volgens haar riskeert het verzenden van .doc-bestanden naar Office 2007-gebruikers dat bericht. 'Als ik zie dat iemand .docx gebruikt, dan stuur ik een .docx-bestand.' Bij twijfel stuurt ze een .doc-bestand om niemand in verlegenheid te brengen die de oudere versie van Word gebruikt. Om ervoor te zorgen dat u altijd bestanden in de benodigde indelingen heeft, is het beleid van haar bedrijf om elk document in drie indelingen op te slaan: .doc, .docx en .pdf.
'Van één tot drie keer per week hebben we een probleem wanneer iemand een .docx-bestand vergeet en verzendt, en we iets in het oudere formaat opnieuw moeten verzenden', zegt ze. 'Het is frustrerend hoeveel tijd en energie er wordt besteed aan het stomme formatteren.'
Waarom Microsoft de x . heeft toegevoegd
Voor gebruikers als Hathaway en Brownell lijkt het nieuwe formaat bedoeld om irritatie te veroorzaken en gebruikers te dwingen eerder te upgraden naar de nieuwste software. 'Ik denk dat er aanvankelijk ongeloof was onder gebruikers dat het helemaal niet achterwaarts compatibel was met de oude versie', zegt Brownell. 'We gingen ervan uit dat het een probleem was dat zou worden opgelost. Als het mogelijk was om dit nieuwe formaat te maken, waarom konden ze het dan niet achterwaarts compatibel maken?'
Maar het creëren van een achterwaarts compatibel formaat was misschien onmogelijk, aangezien het bedrijf met .docx, pptx en .xlsx een fundamentele verandering aanbracht in de manier waarop zijn bestanden worden gemaakt. De nieuwe bestandsindelingen zijn gebaseerd op Extensible Markup Language of XML, een algemeen erkende documentstandaard.
De overstap naar .docx, .pptx en .xlsx maakt deel uit van een overstap naar een meer open standaard voor bestandsformattering voor Microsoft, waardoor ontwikkelaars gemakkelijker toepassingen kunnen maken die toegang hebben tot gegevens in Word-documenten (voor overdracht naar een webpagina), en ook om het voor andere tekstverwerkingssoftware gemakkelijker te maken om Word-documenten te openen. Sommigen beweren dat Microsoft de overstap heeft gemaakt om te concurreren met Open Document Format-bestanden (.odf), een open source-indeling die vooral buiten de Verenigde Staten populair is. 'Onze software ondersteunt zowel .odf als .docx, maar ook .pdf-bestanden', reageert Gray Knowlton, groepsproductmanager van Office voor ontwikkelaars bij Microsoft. 'De stap die we hebben gezet is om opener en transparanter te zijn.'
En op XML gebaseerde bestanden hebben nog andere voordelen, zegt hij. Om te beginnen zijn ze meer gecomprimeerd dan .doc-bestanden. 'Een Word-document met het .docx-formaat kan de helft of driekwart zijn van een .doc-bestand', zegt hij. 'Dat scheelt hardeschijfruimte en bandbreedte. Als u ook probeerde een beschadigd bestand in .doc-indeling te openen, kon Word het gewoon niet openen. Op die manier ging veel data verloren. Als je een .docx-bestand opent dat beschadigd is, wordt het nog steeds geopend en kun je alle delen zien en gebruiken die niet beschadigd zijn.'
Dan Gookin, auteur van Microsoft Word voor Dummies (die zowel in de 2003- als de 2007-versie wordt geleverd) is het ermee eens dat, hoewel het veel gebruikers frustreert, het nieuwe formaat waardevolle voordelen biedt. 'Je kunt niet eeuwig bij oude bestandsformaten blijven', zegt hij. En, voegt hij eraan toe: 'Omdat het zo flexibel en upgradebaar is, denk ik dat ze nog lang bij het .docx-formaat zullen blijven.'
Omgaan met .doc en .docx
Als .docx niet meer weg te denken is, maar de meeste gebruikers nog steeds Word 2003 hebben, wat is dan de beste manier om conflicten met bestandsindelingen te beheren? Hier zijn enkele strategieën die kunnen helpen, afhankelijk van de versie van Word die u gebruikt.
Als u Word 2003 gebruikt:
•Download de omvormer.De eenvoudigste manier om met .docx en andere op XML gebaseerde bestanden om te gaan, is door de gratis versie van Microsoft te downloaden converter . Zodra het is geïnstalleerd, opent Office 2003 .doc-, .xlsx- en .pptx-bestanden, met een pauze van enkele seconden voor conversie.
•Gebruik Google Documenten. Google-documenten opent een .docx-bestand via de online interface. Het is gratis, maar je moet wel een Google-account maken.
•Probeer OpenOffice.De huidige versie van Open kantoor kan .docx-bestanden openen en het is gratis.
•Wacht met het kopen van Office 2007.Met de release van Office 2010 gepland voor deze zomer, heeft investeren in Office 2007 op dit moment weinig zin. Aan de andere kant, als je nieuwsgierig bent, kun je een gratis beta versie van Office 2010 om mee te spelen.
Als u Word 2007 gebruikt:
•Stel .doc in als uw standaardindeling.'Het nieuwere formaat is waardevol en ik denk dat iedereen er uiteindelijk op moet overstappen', zegt Gookin. 'Maar voor nu moet je Office 2007 zo configureren dat bestanden standaard in .doc-indeling worden opgeslagen. Mensen met de nieuwere versie van Word kunnen het oudere formaat openen en merken het verschil misschien niet eens.'
