'Shared services' is een term die een operationele filosofie definieert die inhoudt dat de administratieve functies van een bedrijf die ooit in afzonderlijke divisies of locaties werden uitgevoerd, worden gecentraliseerd. Diensten die tussen de verschillende bedrijfsonderdelen van een bedrijf kunnen worden gedeeld, zijn onder meer financiën, inkoop, inventaris, salarisadministratie, werving en informatietechnologie. Een centraal hoofdkantoor kan bijvoorbeeld alle aanwervingen voor een hele winkelketen regelen. De term 'shared services' kan ook van toepassing zijn op samenwerkingsverbanden tussen afzonderlijke bedrijven. In dit geval kunnen de huurders van een kantoorgebouw de telecommunicatie- of onderhoudsdienst delen. Gedeelde diensten zijn ook beschikbaar op internet. Een voorbeeld van deze vorm van shared services zijn Application Service Providers (ASP's) die tal van zakelijke klanten toegang bieden tot online applicaties zodat zij de aanschaf van speciale systemen en software kunnen vermijden.
Idealiter profiteren bedrijven die gedeelde diensten implementeren aanzienlijke kostenbesparingen door praktijken en procedures te standaardiseren en door schaalvoordelen te creëren. Voorstanders stellen dat het uitvoeren van een functie op één locatie doorgaans minder investeringen in technologie en kantoorruimte vereist, en tot 30 procent minder medewerkers, dan het uitvoeren van de functie op meerdere locaties. 'Bij shared services centraliseert een bedrijf backoffice-functies, zoals boekhouding, warehousing en zelfs informatietechnologie, en behandelt ze als interne leveranciers', legt Erik Sherman uit in Computer wereld . 'De rest van het bedrijf kan in plaats daarvan externe dienstverleners gebruiken, dus concurrentiedruk bevordert een responsieve service en minder personeel bespaart geld.' In sommige gevallen brengen de gecentraliseerde functies - of shared services-organisaties - de verschillende divisies in rekening voor het gebruik van hun services. Andere shared services-organisaties bieden hun diensten zelfs aan externe bedrijven op de open markt aan.
Het toepassen van shared services is een populaire bedrijfsstrategie. In feite merkte Elizabeth Ferrarini op in: Computer wereld dat het door de helft van alle Fortune 500-bedrijven is overgenomen. 'Het centraliseren van bedrijfsfuncties - op een manier die nu bekend staat als het 'shared services'-model - is een van de populairste trends in het bedrijfsleven van vandaag', schreef Mark Henricks in Ondernemer . 'Degenen die het beoefenen, zeggen dat ze kosten kunnen besparen en tegelijkertijd de kwaliteit van de gedeelde diensten kunnen verbeteren.' Het concept van shared services werd geïntroduceerd in de jaren tachtig, toen een aantal grote bedrijven met meerdere business units op zoek gingen naar manieren om hun administratieve kosten te verlagen. Sindsdien, merkte Henricks op, is 'shared services geëvolueerd tot een uitgebreidere en flexibelere tool om processen te verbeteren, investeringen in technologie mogelijk te maken, winst te genereren en kosten te verlagen'.
Er zijn echter een aantal potentiële nadelen verbonden aan gedeelde services. Bedrijven die overstappen op een shared services-model, maken bijvoorbeeld vaak de kosten voor het inhuren van nieuwe mensen en het installeren van nieuwe technologie. Bovendien kost het implementeren van shared services tijd, vaak meer dan een jaar. Bovendien, zoals Henricks waarschuwde, is centralisatie niet geschikt voor elke functie. Bedrijven mogen hun kerncompetenties of functies die direct klantcontact inhouden, niet centraliseren, vooral niet als externe bedrijven ook gebruikmaken van de gedeelde diensten.
leo man and leo woman compatibility
Ook de implementatie van shared services kan problemen opleveren binnen een bedrijf. Zo kunnen de medewerkers die vroeger de diensten in verschillende bedrijfsonderdelen leverden, boos zijn over het verlies van controle dat ze onder de nieuwe regeling ervaren. Bovendien kunnen de medewerkers van het hoofdkantoor die gedeelde diensten leveren vanaf een centrale locatie zich ongemakkelijk voelen bij het behandelen van business units als klanten. Om over te schakelen naar een shared services-omgeving, moeten medewerkers nieuwe vaardigheden ontwikkelen, met een grotere nadruk op flexibiliteit en klantenservice. 'Om de voorkeursleverancier te zijn - en zelfs om een veilig bedrijfsbestaan te hebben - moet de gedeelde service op kosteneffectieve wijze superieure resultaten opleveren', aldus Sherman. Hierdoor is een shared services systeem niet voor elk bedrijf geschikt. 'Voor veel bedrijven blijft shared services een intrigerend concept dat gewoon niet past bij hun behoeften', merkt Henricks op. 'Voor anderen zal het precies het juiste model zijn om te profiteren van een veelbelovende kans om het meeste uit thuiskantoorvaardigheden te halen die ook andere divisies, locaties en zelfs andere bedrijven kunnen gebruiken.'
BIBLIOGRAFIE
Bangemann, Tom. Gedeelde diensten op het gebied van financiën en boekhouding . Gower Publishing Ltd., december 2005.
Ferrarini, Elisabeth. 'Gedeelde diensten.' Computer wereld . 27-11-2000.
Hendriks, Marc. 'Leer delen.' Ondernemer . maart 2001.
Herman, Jim. 'Gedeelde zakelijke diensten op het net.' Beoordeling zakelijke communicatie . juni 2000.
Reilly, Peter A. Hoe u de beste waarde haalt uit HR: de optie voor gedeelde services . Gower Publishing Ltd., januari 2003.
Quinn, Barbara. Gedeelde diensten: mijnbouw voor bedrijfsgoud . Prentice-Hall, 2000.
Schwartz, Efraïm. 'HP gaat IT Shared Services-aanbod onthullen: IT als interne serviceprovider belooft meer flexibiliteit.' InfoWorld . 23 mei 2006.
how to tell if a cancer guy likes you
Sherman, Erik. 'The Shared Services Challenge: IT omvormen tot interne leverancier om betere service te leveren werkt voor velen, maar het is gemakkelijk om Snafus onderweg te raken.' Computer wereld . 2 augustus 1999.
Whitehead, William T. 'Shared Services: een bedrijfsstrategie voor het verhogen van de aandeelhouderswaarde.' Siteselectie . juli 2000.
