Een zakelijk voorstel is een schriftelijk document dat naar een potentiële klant wordt gestuurd om een specifieke baan te krijgen. Voorstellen kunnen gevraagd of ongevraagd zijn. Een klant kan tijdens een verkoopgesprek gewoon om een voorstel voor een project vragen door te zeggen: 'Weet je, dat klinkt interessant. Waarom stuur je me daar niet een voorstel over.' In andere gevallen kan het voorstel een formeel verzoek zijn, meestal een RFP (Request for Proposal) genoemd. RFP's zijn ook bijna altijd documenten. Ze specificeren het product of de dienst die moet worden geleverd, de gevraagde kwalificaties en de deadline voor indiening. Gevraagde voorstellen betekenen uiteraard dat de klant al tot een aankoop heeft besloten. Alleen de selectie van een leverancier moet nog gebeuren. Een ongevraagd voorstel is daarentegen vaak een verkooppresentatie in een ander jasje, maar het voorstel is specifiek gericht op een welomschreven en beperkte activiteit. Een voorbeeld van een ongevraagd voorstel is het indienen van de schets van een boek bij een uitgever waarin de populariteit van het onderwerp, de nieuwheid van de aanpak en de verdiensten van de auteur worden beargumenteerd.
Zakelijke voorstellen moeten worden onderscheiden van: schattingen . Op veel gebieden waar kleine bedrijven actief zijn, hebben schattingen hetzelfde doel als een voorstel. Ze zijn het document dat de verkoop van een dak- of bestratingswerk of een maandelijkse schoonmaakdienst bezegelt. Maar waar schattingen worden gebruikt, worden ook de kwalificaties van de verkoper en zijn of haar methode om de klus te klaren vastgesteld, maar op andere manieren - meestal door een interview of verkoopgesprek. Soms wordt aangenomen dat de verkoper bij het werk past omdat het bedrijf al een goede reputatie geniet. Voorstellen daarentegen betreffen meestal complexe of ongebruikelijke eenmalige diensten, zoals het aanleggen van een park, het onderzoeken van een markt of het bouwen van een raffinaderij. In deze gevallen vereisen de aanpak van het werk, het ontwerp, de implementatie, het schema en zelfs de esthetiek meer dan alleen een schatting van een dollar.
Veel dienstverlenende bedrijven werken volledig op voorstel. In andere gevallen is soms een voorstel nodig, soms niet. Op zeer technische gebieden kan het voorstel worden gevuld met droge lijsten van technische specificaties en/of procesdetails. Maar het is van vitaal belang om te onthouden dat voorstellen altijd op de eerste plaats komen verkoopdocumenten .
ELEMENTEN VAN HET BEDRIJFSVOORSTEL
In de meeste bedrijfstakken hebben voorstellen een goed gedefinieerd formaat dat specifiek is voor het vakgebied. Voorbeelden kunnen zijn het leveren van elektrische bedradingsdiensten aan een grote hoogbouw of het storten van funderingen voor een ontwikkeling in de voorsteden. In dergelijke gevallen dient de bieder eerst oude voorstellen te verkrijgen en de structuur te volgen die gewoonlijk door zijn handel op die markt wordt gebruikt. In beroepen als architectuur en landschapsarchitectuur staat een visuele presentatie, soms zelfs een maquette, centraal bij de verkoop. Hetzelfde geldt voor een advertentievoorstel. Op deze drie gebieden - er zijn er ook nog - is de eigenlijke presentatie meestal een vergadering. Elk document is aanvullend en heeft de neiging de presentatie samen te vatten met aanvullende zogenaamde 'boiler plate', d.w.z. administratieve details.
Wat hier volgt is een bespreking van meer algemene voorstellen, die gewoonlijk verband houden met studies, onderzoeken of serviceactiviteiten (bijvoorbeeld beschermingsdiensten voor een magazijncomplex). In dergelijke voorstellen is de volgende algemene structuur van toepassing.
Alle voorstellen hebben ten minste twee afzonderlijke stukken: een begeleidende brief en het voorsteldocument zelf. Daarnaast zijn soms een of meer bijlagen voorzien van kaarten, grafieken, foto's, kaarten, enzovoort. Korte voorstellen, ook wel 'briefvoorstellen' genoemd, combineren de eerste twee stukken tot één enkele indiening, meestal van maximaal zes tot acht pagina's.
De Voorblad dient als overdrachtsdocument. Veel bieders gebruiken de begeleidende brief ook om de essentie van het voorstel in zeer verkorte vorm weer te geven, de kwalificaties van de bieder te benadrukken, de prijs te noemen en om de bestelling te vragen.
De voorstel document heeft meestal de volgende structuur:
- Titelpagina. Dit deel bevat doorgaans uw naam en de naam van uw bedrijf, de naam van de persoon of het bedrijf bij wie het voorstel wordt ingediend en de datum van indiening.
- Inhoudsopgave. Hoewel dit meestal niet nodig is voor kortere voorstellen, worden deze soms gebruikt voor complexe formele voorstellen. In gevallen waarin verschillende afdelingen van de klant delen van het document afzonderlijk zullen beoordelen, is de inhoudsopgave een handig middel om de lezer snel te leiden naar onderwerpen als elektriciteit, constructie, verwarming en koeling (in een bouwproject) '¦ of voedsel Diensten, Muziek, Amusement, Transportdiensten (in een project om een festival te organiseren).
- Managementsamenvatting. Een samenvatting kan hier worden opgenomen of kan worden overgebracht in de begeleidende brief.
- Verklaring van het probleem/probleem/taak. Deze sectie herhaalt, op een geherformuleerde manier, de doelstellingen en doelstellingen van de klant zoals geïnterpreteerd door de bieder. Het opnemen van deze herformulering van het probleem is waardevol om de klant te laten zien dat de bieder het probleem goed begrijpt.
- Nadering. In deze sectie vat de bieder zijn of haar voorgestelde aanpak samen om het probleem van de klant op te lossen of de noodzakelijke taak uit te voeren. De voorgestelde aanpak is vaak de sleutel tot het winnen van de baan - als de prijs goed is - omdat het unieke middelen, denkwijzen of technieken laat zien waarom ze het probleem zullen oplossen en waarom ze superieur zijn aan alternatieven. De sectie hoeft niet gedetailleerd te zijn. Details worden overgelaten aan de Methodologie. Maar het presenteert de strategische elementen van het voorstel en pleit in hun voordeel.
- Methodologie. In dit gedeelte wordt in detail uitgewerkt hoe de Aanpak zal worden uitgevoerd. Het detailniveau moet net voldoende zijn om de klant overtuigend over te brengen wat er gaat gebeuren zonder verstrikt te raken in details.
- Kwalificaties van de bieder. De sectie bevat documentatie waarom deze bieder moet worden gekozen op basis van kwalificaties, geschiedenis en succesvolle uitvoering van soortgelijke banen in het verleden.
- Schema en benchmarks. Belangrijke elementen van de taak worden hier weergegeven tegen een tijdlijn. Indien nodig worden specifieke benchmarks geïdentificeerd om aan te geven dat de tussentijdse doelstellingen met succes zijn bereikt.
- Kostenvoorstel, betalingsschema's en juridische zaken. De bieder sluit af door de prijs zo gedetailleerd te presenteren als vereist in de RFP. Het is altijd verstandig om specifiek aan te geven wanneer de bieder verwacht gedeeltelijke betalingen te krijgen naarmate het werk vordert. Als er juridische zaken in het spel zijn, kunnen deze hier geplaatst worden. Als ze lang zijn, kunnen ze een eigen sectie verdienen.
SUCCESVOLLE VOORSTELLEN
Succesvolle voorstellen zijn vooral wat klanten omschrijven als 'responsief', wat inhoudt dat de bieder zijn of haar huiswerk heeft gedaan, grondig bekend is met de behoeften en ambities van de klant en zorgvuldig heeft gereageerd op alle aspecten van een RFP. Responsiviteit is uiteindelijk veel belangrijker, al het andere gelijk, dan de visuele aantrekkingskracht van de presentatie of zelfs de vloeiendheid van het schrijven. Een mooi en goed geschreven voorstel dat belangrijke elementen van het project van de klant mist of negeert, zal verliezen van een saai voorstel dat anders responsief is. Schrijven in de Los Angeles Business Journal , merkte Sharon Berman op: 'Je huiswerk maken en de nodige voorbereidingen treffen kan het verschil maken. Dit is vooral belangrijk gezien de enorme tijd en inspanning die nodig is om een professioneel voorstel te maken.' Het vooraf ontmoeten van belangrijke besluitvormers en het stellen van indringende vragen om te bepalen wat ze precies zoeken, is een minimale voorbereiding. Onnodig te zeggen dat een concurrerende prijs altijd de uiteindelijke bepalende factor is tussen gelijke kanshebbers.
BIBLIOGRAFIE
Berman, Sharon. 'Hoe maak je zakelijke voorstellen die klanten overtuigen.' Los Angeles Business Journal . 3 januari 2000.
Gilliam, Stacy. 'Maak uw voorstel krachtiger.' Zwarte onderneming . juni 2005.
Sant, Tom. Overtuigende zakelijke voorstellen . AMACOM, 1 december 2003.
